フィールドサービス業界は、顧客ニーズに迅速に対応するために、常に効率的な作業プロセスの確立を求められています。従来の紙ベースの作業報告書は多くの課題を抱えており、これらを解決するために作業報告書の電子化が重要な役割を担っています。
具体的な課題は5つあると言われています
目次
課題1: 二重入力の問題:
現場で紙に記入した後、オフィスでシステムに再度同じ情報を入力する作業は、時間と労力の浪費です。場合によっては、現場で記入した内容とシステム入力した内容が異なってしまう可能性があり、結果としてサービスの品質に影響を与えることがあります。課題2: 紙の保管と管理の問題
紙の作業報告書は物理的なスペースを占め、紛失するリスクがあります。また、過去のデータへのアクセスが困難であり、検索性が著しく落ちるので、顧客対応の迅速化を妨げる主要な要因となります。課題3: 顧客サービスの遅延
紙ベースのプロセスはデータ入力に時間がかかり、顧客への返答が遅れることがあります。また、顧客から問い合わせがあった場合も、過去のデータを参照するのに時間を要します。これは顧客満足度の低下に直結します。課題4: データの整合性
紙による報告は、時に不完全または不正確なデータを生み出すことがあります。これにより、顧客対応や内部の意思決定が不正確になる可能性があります。課題5: 環境への影響
紙の使用は環境への影響も無視できません。電子化は環境に優しい選択としての価値も持ちます。作業報告書の電子化のメリット
作業報告書を電子化することで7つの恩恵を受けることができます。メリット1: 効率性の向上:
電子化により、二重入力が排除され、データの入力、管理、保管が効率化されます。また、訪問先から帰社する必要もないので、直行直帰が可能となり、通勤時間も削減できます。メリット2: 作業時間の削減:
現地でのデータ入力と顧客サインの取得が簡素化され、作業報告にかかる時間が大幅に削減されます。これにより、サービスマンはより多くの顧客を訪問することができます。また現場ですべて完結するので、現場で記載したサービス報告書（紙やexcel）を事務所に持ち帰り、別途オフラインのシステムに入力するという手間も削減でき、直行直帰を実現できます。メリット3: データの整合性と正確性の向上
電子化を通じて、データはリアルタイムで更新され、誤りの可能性が減少します。これにより、より正確で信頼性の高いデータベースが形成されます。メリット4: アクセスと共有の容易さ
サービス報告書を電子化することで、必要な時にどこからでもアクセス可能です。また、サービス報告書を簡単に共有し、チーム間での連携を促進します。メリット5: 顧客満足度の向上
迅速なデータ処理とアクセスにより、顧客への返答速度が向上し、顧客の期待を満たすことができます。メリット6: コスト削減
紙、印刷、保管にかかるコストが削減され、経済的にも有利です。メリット7: 環境への配慮
紙の使用を減らすことで、企業の持続可能性の取り組みに貢献します。作業報告書の電子化：総括
総括すると、作業報告書の電子化は、効率性の向上、作業時間の削減、データの正確性、顧客満足度の向上、コスト削減、環境への配慮など、多くの利点を提供します。
実際に電子化により作業報告の時間を短縮し、直行直帰が可能となった場合、サービスマンが100名程度の規模だと月当たり2100時間程度の作業・移動時間を圧縮できる可能性があります。
CSOneのシステムは、様々なフォームの修理報告書・点検報告書に対応します。
スポット修理の場合、現地での作業完了後、使用部品や工賃、各種経費をシステムに記録し、修理報告書を作成します。定期点検の場合、事前に登録しておいた点検チェックリストに従って、点検結果をチェックし点検報告書を作成します。
作成したサービス報告書はpdfで出力でき、メール・fax連携して顧客に送信できます。またモバイル端末をBlueTooth連携し、現地でモバイルプリンタ出力することも可能です。
さらに、入力した作業報告データは施設・機器ごとの履歴として蓄積され、事後作成する見積書や請求書にも転記できるため、二重入力から解放されます。
弊社のサービス報告書の電子化の方法について詳しく知りたい方は以下詳細をご確認ください。
フィールドサービス（出張作業）支援
作業報告書の電子化について課題を抱えている方は、ぜひ弊社にお気軽にご相談ください。御社の課題に沿った形で、提案をさせていただきます。
