フィールドサービス業界は、顧客ニーズに迅速に対応するために、常に効率的な作業プロセスの改善を求められる環境である。しかし、多くの企業では顧客情報、報告書、案件管理など現場作業に必要な各種情報を紙ベースで管理していたり、複数のシステムで管理しており、生産性向上の機会が存在している。
そこで今回のお役立ち情報は「作業報告書の電子化」について解説したい。CSOneのシステムを活用すれば、誰でも簡単に作業報告書を電子化できることを実際の管理画面を見せながら説明していく。
なお、現場作業における作業報告書の電子化についての詳細はこちらの記事『フィールドサービス（現場作業）における作業報告書の電子化の重要性』で解説する。
対象案件の準備
目次
顧客情報や導入機器はマスターに登録さえしていれば、項目を選択をしていくだけで簡単に案件を立ち上げることができる。
作業報告書の作成
次にサービスマンが現地に向かい、作業報告書を作成する過程を見ていく。ステップ1で入力した情報（基本情報や機器情報など）は全て「作業報告書登録」にも自動で反映されているので、サービスマンが二重で入力する手間が省ける。
その上で、実際にヒートポンプを点検した結果を、「品質管理」のところに入力していく。具体的には「故障原因コード」と「対応方法コード」を指定する。今回は、基盤不良が原因で、対応方法が部品交換ということにする。こちらもマスターを組んでおけば、可能性のある選択肢の中から最適なものを選べば良いだけなので、入力時間としては最低限に抑えられる。
さらに、報告明細のセクションで部品を具体的に指定でき、金額計算もワンクリックで表示することが可能だ。
（*粗利情報は顧客に表示しないよう設定することができる）
顧客のサイン及び通知
サービスマンはタブレットなどのデバイスを持っていれば、現場で顧客からサインをもらうことができる。サインをする作業も、クレジットカードのサインと同様でデバイスに手書きで記入すれば良いだけである。その結果を反映した上で正式な作業報告書のPDFを発行することが可能だ。この作業報告書をメールで送付するのもワンクリックでできるので、サービスマンが報告書をメールで送付するために帰社する必要はなくなり、生産性を大幅に上げることができる。
作業報告書のカスタマイズ
さらに、作業報告書をニーズに合わせてカスタマイズできる機能も標準装備されている。しかもノーコードで感覚的にフォーマットを変更することが可能となっている。フィールドサービス系のシステムを導入している企業でも、フォーマットを変更する場合、外部業者に依頼するなどの時間やコストの手間がかかることが多い。CSOneであればニーズに合わせて自前で柔軟に対応することができるのも大きなメリットの1つである。
事例｜株式会社サタケ
ここで「作業報告書の電子化」に関する事例を紹介したい。株式会社サタケは、2016年からCSOneを使用して、乾燥機、籾摺り機、精米機、調理機器などの食品加工機械のメンテナンスや修理などの現場作業を管理している。CSOne導入前は、顧客に合わせた報告書の作成に一定の時間やリソースがかかっていたが、CSOne導入により、多くの現場作業が電子化・自動化されて企業全体の省力化に寄与している。
上記以外にも多くのメリットを実感していただき、ご利用し続けていただいております。 株式会社サタケ様の事例詳細はこちらの記事より確認していただきたい。
まとめ
CSOneのシステムを使えば、作業報告書を電子化し、サービスマンの生産性を大幅に上げることが可能である。帳票を電子化するだけであれば、他のフィールドサービス系サービスでも実現可能である。 ただ、帳票を電子化するだけでなく、帳票をカスタマイズできること、現場で電子サインができること、サービス履歴を管理できること、販売管理と連動すること、これらが1つのシステムで一元管理できることこそがCSOneの大きな強みとなっている。
紙ベースの管理から脱却したいと思っているけど、何から手を付けていいかわからない、、、 そんなお悩みを持っている企業様はぜひCSOneにお問い合わせください。 御社の課題に沿った形で、ご提案をさせていただきます。
