修理・点検・サービス業務をシステム化したいお客さまへ

製品販売後の修理や点検を一括して行うアフターサービスの現場には、さまざまな課題が山積しています。 たとえば、「顧客・対応履歴の情報が管理できていない」「作業員のスケジューリングに工数がかかっている」といったものは、アフターサービスの現場が抱える課題の一例です。 アフターサービスに必要な一連の機能を搭載した管理支援システム「CSOne」なら、これらの課題の解決および組織の生産性の向上をはかることが可能です。 CSOneは、フィールドサービス・預かり修理双方の現場で、業種もPCからエレベーターのような大型機械のメーカーさままで幅広くご導入いただいております。 自社のアフターサービスの現状に課題を感じられている担当者さまは、ぜひこの機会にCSOneの導入をご検討ください。

CSOneをお役立ていただける業種の一例

CSOneは、幅広い業種・業態のアフターサービスの現場にご導入いただけます。 たとえば、下記の機器や機械類を製造されているメーカー様は、CSOneをお役立ていただけます。 対象となる機器・機械類の一例 

  • エレベーター・エスカレーター
  • 自動販売機
  • 自動ドア
  • OA機器
  • 水道設備
  • デジタルサイネージ・看板
  • 鉄道・自動車・航空機
  • 建設機械
  • 飲料サーバー
  • 医療・美容機器
  • 計測器・検査装置
  • フィットネス・健康機器
  • 太陽光発電装置
  • 福祉補助設備
  • 昇降機
  • 厨房機器

アフターサービスでよくある課題

多くの企業さまは、情報管理を効率的に行えていないことを原因として、アフターサービスの現場にさまざまな課題を抱えられています。 以下は、アフターサービスの現場でよくある課題の一例です。 修理・点検・サービス業務でよくある課題の一例

  • CRMなどの既存システムを利用しており正確性・生産性に問題がある
  • 顧客・対応履歴などの情報管理が属人化している
  • 作業員のスケジューリングに工数がかかっている
  • 書類を電子化できておらずプロセスが煩雑化している
  • 契約が管理できておらず顧客へ保守計画などの提案を行えていない

CSOneがアフターサービスの現場にもたらすソリューション

当社の管理支援ツールCSOneは、アフターサービスの現場で求められる機能を網羅的に搭載しています。 CSOneを現場に導入いただくことで、貴社が抱えられている課題の解決が可能です。 ここではCSOneの代表的な4つの機能を、それぞれの使用例およびソリューションと併せて紹介します。

ソリューション➀顧客・対応履歴情報の一元管理

顧客情報や対応履歴を漏れなく管理し、組織内で共有することは、顧客とのトラブル防止と組織の生産性の向上につながります。

機能の概要

CSOneは、アフターサービスにおける顧客情報や対応履歴などを効率的に管理するための機能を搭載しています。 これらの機能により、対応漏れやミスを未然に防ぎ、効率的に業務を遂行できます。

具体的な使用例

顧客からの修理依頼は、CSOneのシステム内で、顧客情報に紐づけられ管理されます。 修理依頼の情報は組織内にリアルタイムで共有されるため、たとえば部門のマネージャーが各作業員の対応やタスク進捗に問題がないかどうかをチェックできます。 そのため、対応漏れを防ぐことができ、これによって顧客との信頼関係の構築が可能です。 また、修理内容から見積書を作成し、依頼のあった顧客へ送付する機能も搭載しているため、作業の工数を省いて業務全体の効率化をはかれます。 さらに、必要に応じて対応履歴等のデータを分析・活用することで、アップセル・クロスセルの機会創出へつなげることも可能です。

ソリューション②スケジューリングの効率化

「訪問修理に際して作業員のスケジュールの調整に工数がかかっている」「預かり修理の期限管理に課題がある」といったお悩みをお持ちの企業さまも多いのではないでしょうか。 CSOneを導入いただくことで効率的にスケジュールを作成でき、かつ各作業員のスケジュールの「見える化」により、対応漏れを防ぐことも可能です。

機能の概要

CSOneは、作業員のスケジューリング機能を搭載しており、作成したスケジュールはシステム上のカレンダーに登録のうえ、エンジニア部隊内で共有することが可能です

具体的な使用例

CSOneのスケジューリング機能は、訪問修理の業務効率化をはかるうえで、大きな効果を発揮します。 エンジニア部隊のマネージャーは、各作業員の予定をカレンダー上で確認することで、適切な出張サービスのスケジューリングが可能です。 これにより、ダブルブッキングを防止しつつ、特定の作業員への負荷の集中を避けられます。 またCSOneは、作業員の出張サービスの予定と訪問エリアを確認し、最適な訪問ルートの作成をサポートするディスパッチ機能も搭載しています。 自動ディスパッチ機能により、従来煩雑になりがちであった作業員の選定と訪問のスケジュール作成の手間を大幅に削減することが可能になるのです。 一方で、預かり修理の場合もシステム上に修理依頼の情報を登録することで、修理部門内での期限管理に役立ちます。

ソリューション③契約書類のペーパーレス(電子)化

CSOneは、電子帳簿保存法改正に伴う、ペーパーレス(電子)化の流れにも対応しています。 書類の電子化により、アフターサービスの現場にはさまざまなメリットがもたらされます。

機能の概要

CSOneでは、アフターサービスの現場で必要な、「見積書」「請求書」「作業報告書」「保守契約書」などの書類をペーパーレスで管理できます。

具体的な使用例

アフターサービスのプロセスにおいて使用される一連の書類は、電子化されたうえでCSOneシステム内に格納されます。 電子化された書類の入出力は、タブレット端末やスマートフォンにも対応しているため、出先で印刷することも可能です。 さらに、電子署名にも対応しており、顧客からの見積書の承認状況などもシステム上で確認できるため、必要に応じて顧客へのフォローを行えます。 このような書類の電子化機能により、見積書などの作成の手間を省き、現場作業の効率化につながります。

ソリューション④保守契約の管理

CSOneでは、保守契約・保全計画の管理も行えます。 契約管理を行うことで、顧客に対してのプリベンティブなアクションが可能になります。

機能の概要

CSOneのシステム上では、保守契約の内容を一元管理でき、それにもとづき数か月先の点検計画を自動作成する機能もあります。

具体的な使用例

たとえば、顧客へ納入した機械のオイル補充のタイミングや消耗部品の交換時期なども、登録情報をもとに、システムが担当部署へサジェストおよびリマインドを行います。 この機能により、保守点検の漏れを防ぐことはもちろん、顧客に対してプリベンティブな保全計画の提案を行えるようになります。 保守契約の管理に課題があり、顧客に対する保全計画の提案がなかなかできていない企業さまは、CSOneの機能をご活用いただくことで、大幅な利益向上を期待できるでしょう。

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CSOneの導入事例

ここからは、実際にCSOneをご導入いただき、課題解決や大幅な生産性向上をはかられた企業さまの事例を紹介します。

導入事例➀株式会社神戸製鋼所様

株式会社神戸製鋼所様は、連結従業員数38,106人を誇る、日本の鉄鋼業のリーディングカンパニーです。 CSOneを導入される前は、以下のような課題を抱えられていました。 神戸製鋼所様が抱えられていた課題

  • 顧客への工事計画・保全計画が属人化していた
  • 部品の納入履歴などの情報が整理されておらず、顧客からの問い合わせへの回答に時間を要していた
  • データを分析・活用できておらず、適切なタイミングで顧客へ保全計画などを提案できていなかった

CSOneの導入の決め手は、「モバイル端末対応」・「多言語・多通貨対応」・「高いカスタマイズ性」でした。 実際にCSOneを導入したことにより、顧客・対応履歴などの情報の管理が適切に行えるようになり、情報の属人化からの脱却を実現しました。 また、顧客ごとに納入機器や対応履歴の情報を一元化した「カルテ」をCSOneのシステム上に作成したことで、問い合わせへの迅速かつ質の高い回答が可能となったのです。 さらに、納入機器情報や保全計画のマスターをCSOneに登録することで、PDCAサイクルを回しながら、“攻め”の保全計画の提案と実行も行えるようになりました。

導入事例②昭和鉄工株式会社様

昭和鉄工株式会社様は、空調や精密鋳造品などの製造販売を行う老舗メーカーです。 昭和鉄工様は、20年以上利用してきた既存システムの老朽化により、最新テクノロジーの管理に必要な機能にシステムが対応していないという弊害に悩まされていました。 また、システムが古いため、新しいインフラに対応した最新のOSへのアップデートも難しい状況にありました。 CSOneの導入効果としては、システムの刷新による、弊害の解決はもちろん、以前はなかった販売管理機能も追加することで、より包括的な情報管理が可能となったのです。 さらにCSOneはマルチデバイス対応のため、コロナ禍による在宅ワークへの切り替えにも問題なく対応できたということでした。

導入事例③株式会社サタケ様

株式会社サタケ様は、広島県に本社を置く、穀物の収穫・加工機械の製造販売を行うメーカーです。 サタケ様はCSOneの導入前、作業員が作業報告書を作成する際、その複雑さから多くの工数がかかっており、ミスも多発しているという問題を抱えられていました。 そこでCSOneを導入いただき、修理にかかわるすべてのプロセスを一元管理し、報告書の作成も電子化することで、大幅に作業の手間を減らすことに成功しました。 また、情報が紙ではなくデジタルで一元管理されることで、記入漏れや重複入力などの「うっかりミス」がなくなったということです。 さらに、顧客からの問い合わせの際、システムに登録された情報をほかの社員が閲覧し、代理対応できるため、担当者の休日出勤・対応がなくなったというメリットもありました。

CSOneを導入することでアフターサービスにおけるさまざまな課題を解決できます

アフターサービス管理支援ツールCSOneは、機器の修理から保守点検に至るすべてのプロセスに必要な機能を搭載しており、現場の課題の解決と生産性向上に寄与します。 対応している業種は小型機器から大型機械までと幅広く、また必要に応じて機能をカスタマイズしてご利用いただける点も、大きな魅力です。 まさに“痒いところに手が届く”管理支援システム「CSOne」にご興味を持たれた方は、ぜひお気軽にお問い合わせください。