昨今、ビジネスの現場ではIT化が進んでおり、それに伴い紙媒体の資料を減らしペーパーレス化を進めようという動きが見られます。

それはフィールドサービスを展開している企業においても同様です。

 

そこでこの記事では、フィールドサービスを展開している企業がペーパーレス化を進めることのメリット・デメリットを紹介します。

フィールドサービスの現場のペーパーレス化を検討している経営者様は、ぜひ参考にしてみてください。

 

フィールドサービスでペーパーレス化が必要な背景

まず、フィールドサービスを展開している企業が、ペーパーレス化を求められている原因とはなんでしょうか。

 

それは、現場の作業員が客先に持ち運ばなくてはならない紙媒体の資料が多いことから、業務に支障が出てしまうためです。

 

フィールドサービスにおける紙媒体の資料には、たとえば顧客情報が記載された資料や作業用マニュアルなどがあります。

これらの資料は一つひとつの情報量も多いため、持ち運ぶ資料が多くなることで、身体的な負担になるというだけでなく、必要な資料を探す手間がかかるという問題点があります。

 

これらの課題を解決するためには、タブレットで資料を一元化し、ペーパーレス化を行うことが有効的です。

これまで大量の紙媒体を持ち運び、現場で一つひとつ確認する必要のあった顧客情報や作業用マニュアルも、タブレットが1台あれば簡単に取り扱うことができます。

 

したがって、フィールドサービスを展開している企業がペーパーレス化を進める際には、タブレットを導入することをおすすめします。

 

フィールドサービスでペーパーレス化を進めることによるメリット

フィールドサービスでペーパーレス化を進めることのメリットは2つあります。

1つが、タブレットが1つあればすべての資料を閲覧できるので、身体的な負担が少なくなるということです。

 

もう1つが、目的の資料をすぐに探し当てられるようになることです。

今までは、持ち運ぶ紙媒体の資料が多かったので目的の資料を探すまでに時間がかかっていました。

しかしタブレットでは端末内で情報が簡潔に整理できるので、目的の資料をすぐに探し当てられます。

 

フィールドサービスでペーパーレス化を進めることのデメリット

フィールドサービスでペーパーレス化を進めることにはメリットがありますが、タブレットの導入にあたってはそれなりのコストが発生するというデメリットも存在します。

タブレット1台を導入するためには、数万円~数十万円ほどの費用がかかります。

それを必要な分だけ導入しなくてはならないので、それなりのコストがかかるでしょう。

 

しかし、長期的な目で見れば、一時的に導入コストをかけてでもタブレットを導入したほうが、結果的にはメリットのほうが大きいと考えることもできます。

なぜなら、先ほども紹介したように、タブレットを導入してペーパーレス化を進めることでフィールドサービスの業務効率の改善が期待できるためです。

 

これまでよりも効率的に業務を進められるようになれば、1日あたりに対応できる案件の数も増やせる可能性があります。

さらに、顧客からの満足度が向上することも期待できます。

そのため、長期的に考えればペーパーレス化によるデメリットはあまりないといえるでしょう。

 

フィールドサービスの現場でペーパーレス化を進めることで業務効率が改善される

 いかがでしたでしょうか。

 

フィールドサービスを展開している企業は、タブレットを導入することでペーパーレス化を実現できます。

結果、作業員の身体的な負担が減り、目的の資料を探し当てるまでの時間を短縮できるようになるといったことが期待できます。

ただし、導入にあたってはそれなりのコストがかかるので、自社の予算と相談しながら慎重に検討するとよいでしょう。

 

株式会社シーエスワンはフィールドサービス向けにITソリューションを提供している企業です。

ペーパーレス化による業務改善を検討している経営者様は、ぜひご相談ください。