フィールドサービスにおいて、「販売管理」は基本的な業務の1つである。しかし、多くの企業では案件受注から入金確認までのプロセスをバラバラのシステムで管理していると聞くことがある。その結果、二重入力などの手間が発生し、正確な管理体制を構築できていないケースが散見されている。
そこで、今回のお役立ち情報はCSOneの「販売管理」機能について解説したい。
CSOneの「販売管理」機能を活用することで、どれほど効率が上がるか実感していただきたい。
案件引き合い
目次
マスター登録の際に、該当工場に設置されている機器や部位を設定さえしていれば、案件受注の時は表示される選択肢の中から選べば良いだけである。ゼロから記入する必要はないので、新人の社員であっても簡単に案件を受注することが可能である。
作業報告書
緊急案件の場合、サービスマンを手配し、現場に急行する。企業によっては、見積を提示し顧客の合意を得てから現場訪問するケースもあるが、ここでは訪問優先のケースとする。CSOneでは現場対応の前に、見積を先行させることもできるし、事後見積とすることもでき、データの登録順は問わない。
不具合の連絡を受け、工場に向かったサービスマンがボイラーを点検したところ、故障内容が劣化だとわかり、対応方法としては部品交換（ウレタンゴム）が適切だと判明した。
なので、報告明細のセクションに、部品交換が必要なウレタンゴムと修理作業費を入力する。この作業はマルチデバイスで対応が可能なので、サービスマンがタブレットを所持していれば、現場でも作業が可能となる。つまり、作業後に帰社する必要はなくなる。
ちなみに、この作業報告書は顧客のサインもその場でもらうことが可能であり、数クリックでPDFの作業報告書を出力することができる。そして、そのまま顧客へのメール送付も可能な仕様となっている。
見積
作業報告書を提出した後、事後見積もりを行うケースを想定して説明する。「見積」ボタンを押すと作業報告書の内容（工場情報・故障内容・明細など）がそのまま引き継がれて、見積登録を行うことができる。内容に問題がなければ、保存ボタンをクリックし見積書を発行することが可能だ。つまり追加の入力など必要とせず、たった2クリックで正式な見積書を出すことができる。作業報告書と同様、こちらもシステム上からそのままメール送信が可能となり、顧客から見積書の承諾を得られたら、管理画面上でも顧客承認のボタンを押せば登録完了となる。
受注
顧客から見積承認されれば、社内上で受注処理を行う。対象見積に対して顧客承認の操作を行うことで、今までの情報が全て引き継がれた状態で受注が登録される。
請求
続いて請求のステップに進む。請求・計上ボタンを押せば請求登録の画面が表示される。請求登録に関してもこれまでの情報は引き継がれているので、最終的な明細金額に変更がないかだけを確認すれば良い。請求書についても、作業報告書・見積書と同様で、1クリックでPDF化や顧客へのメール送信が可能な仕様となっている。ちなみに、CSOneはインボイス制度や電子帳簿保存法にも対応済みである。法改正による各種帳票の雛形や保存方法の変更に苦労をした企業もあると思うが、CSOneのシステムはクラウドサービスのため、迅速かつ柔軟に対応することができる点も強みとなっている。
入金
最後のステップである入金の確認、つまり消し込み作業を説明する。入金消込登録画面から入金明細セクションにて、入金予定日（翌月末締めとして24年10月31日を選択）と請求先名（JR東海道本線株式会社）を入力し、入金予定提案を押すと、24年10月31日までにJR東海道本線株式会社から入金されるべき金額が表示される。今回は245,300円となっていることがわかる。
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以上6つのステップがCSOneの「販売管理」の概略である。
多くの企業では、それぞれのステップが別のシステムで管理されていることがある。今回のお役立ち情報を通して、案件受注から入金確認までのプロセスが一元管理されることのメリットを少しでも感じていただけたのではないだろうか。
販売管理に少しでも課題を感じている場合は、ぜひぜひCSOneにお問い合わせいただきたい。御社の状況・課題に沿った形で、ご提案をさせていただきます。
