トロテック・レーザー（Trotec Laser GmbH）社は、1997年設立、従業員約700名（世界全体）のレーザー加工機メーカーです。レーザー加工技術で世界を牽引し、取引の97%が輸出取引です。日本法人であるトロテック・レーザー・ジャパン様にて、主たる業務である装置販売、修理サポート、保守契約管理の効率化を図るべく、下記4点を導入の目的としてフィールドサービスシステムCSOneを採用いただきました。

  • 複数の既存システムを統合し、情報を統一・共有する。テレワークの環境を整える。
  • 法令対応（インボイス制度・電帳法）
  • 作業報告のサイン、現場入力（技術スタッフの業務効率化）
  • 設置業務で出力する各種帳票の作成スピードが格段にアップ

複数の既存システムを統合し、情報を統一・共有する。テレワークの環境を整える。

CSOne導入前のトロテック・レーザー・ジャパン様は、複数のシステムで業務を管理していました。見積書の作成、技術スタッフのスケジュール管理、装置の在庫引当・在庫管理、現場での作業報告・完了後の書面作成、請求書発行それぞれで別々のシステムを活用しておりました。
そのため、システム間で二重・三重に同じ情報を入力が必要になるだけでなく、システム毎に部品名などの名称が異なる用語で表現されていたため、情報の共有・伝達や統合管理の足かせとなっていました。また一部のシステムは事務所からしかアクセスできない仕様となっており、テレワーク環境が整っているとは言えない状況でした。

CSOne導入後は、案件入力、見積書作成、スケジュール管理、作業報告書作成をCSOneで行えるようになりました。作成した見積書を参照して請求書の作成、入金消込につなげることができ、一度入力した情報を二度打ちすることはなくなりました。トロテック・レーザー・ジャパン様の装置販売業務は事前見積ですが、緊急修理などで現場急行が優先され、実績ベースで見積作成されるお客様も、現場で作成した作業報告データをそのまま利用して事後見積、受注・請求書作成につなげていけるので、同じ情報を二度打ちすることはありません。
またCSOneのすべての情報はサービス受付No（=案件No）に紐つくので、案件ごとの見積提出状況、作業完了状況、請求状況の管理ができ、案件進捗の抜け漏れや滞留を防止できます。

法令対応（インボイス制度・電帳法）

また2023年10月スタートのインボイス制度、23年内に暫定措置が終了する電帳法に対応するため、この2点を標準実装しているシステムが必要でした。CSOneはJIIMA（日本文書情報マネジメント協会）認定の電帳法（電子取引カテゴリ）対応の仕組みを標準実装しており、電帳法要件である検索性・唯一無二性の厳しい要件を満たしたシステムです。請求書・支払書だけでなく、扱いがグレーな見積書や作業報告書についても、全ての出力帳票について電帳法要件を満たします。
インボイス制度についても、国税庁ガイドラインに則った請求書を発行できます。税率区分ごとの税額・税込金額の表記要件を満たし、将来仮に、新たな消費税率が設定され、食料品等以外の分野で税率の異なる品目が出てきても、設定変更で対応できる仕組みです。

作業報告のサイン・現場入力（技術スタッフの業務効率化）

装置販売業務では、技術スタッフが現場に装置を設置し、納品報告書、初期動作を確認する点検報告書、保証書等でエンドユーザーにお渡しします。CSOne導入前は書面でのやり取りが多かったですが、システムから発行されるようになり、効率化することができました。
更にCSOneでは、エンドユーザーからの完了サインも画面上で受領することができます。

設置業務で出力する各種帳票の作成スピードが格段にアップ

最後に、日本法人代表のGavin McCole様にもお話をうかがえました。
上述の通り、実際に、受注を受けてから設置完了するまでに必要となる各種帳票（見積書・発注書・出荷指示書・納品書・請求書・設定完了報告書・保証書）の作成スピードは大きく上がったとのことです。
レーザー加工機の場合、顧客の求める製品仕様によって、組み込み部品のパターンが数十種類に及び、当然見積価格にも影響します。例えばワット数に応じて電圧が異なったり、レンズやハニカムのサイズ、集塵機の有無など、製品仕様の選択肢は多岐に渡ります。そのため、例えば見積書を作成する際、製品仕様に応じた部品構成を調べ、各部品の価格をチェックする必要があり相当な労力がかかります。CSOneで見積テンプレートを作成しておくことで、これらの工程を効率化することができました。
5年前と比べ、取引ボリュームが大きく増えているので、今の人数で現状の取引量をさばくには、CSOneのようなフィールドサービスシステムが不可欠です。これからも取引ボリュームは拡大しているので、近年リリースの帳票ツールや自動ディスパッチ機能含め、活用の幅を広げていきたいとのことでした。

※トロテック・レーザー・ジャパン株式会社 Gavin McCole様・蔵谷様・國島様