株式会社加藤工機様は、1960年設立、従業員数約30名（2022年9月1日現在）の企業です。水関連機器事業、熱・冷熱機器事業が主要事業です。加藤工機様は、機械製品（水処理プラントに使われるろ過器・ホテル施設で使われる各種ボイラー・ヒートポンプ等）の施工・保守業務を行っています。クライアントは主に、本社所在地の宮崎県を中心に九州全域に広がっております。

CSOne導入の決め手

いくつかのシステム商材を比較検討し、主に以下3つのポイントからアフターサービス業務支援システム「CSOne」を採用いただきました。

  • 画面インターフェースがシンプルかつ見やすいこと。
  • クラウド化・モバイル端末対応されていること。
  • パッケージ標準機能内で、想定するほぼすべての業務をカバーできたこと。

CSOneを導入し、バックオフィス業務の標準化を実施し作業を平準化、業務フローの適正化、内部統制の実施を目指し、主に下記のシステム施策を実現しました。

  • 顧客毎の電子カルテ構築（対応履歴・納入機器情報・保守契約情報）
  • 修理 /定期点検情報の電子登録・見える化
  • 担当者に応じたデータ閲覧・登録権限の設定

内部統制の強化

加藤取締役は、アフターサービス業務が属人化していることを懸念されており、CSOneを導入することで「内部統制」「業務フローと顧客・機器情報の再構築・適正化」を実現することを目指されておりました。
特にモニタリングという観点からCSOneを評価いただいております。CSOne導入前は、アフターサービス業務が属人化しており、個々の案件に関してのステータスが当該案件の担当者にしかわからないという状況になっていました。
CSOneを導入することで、例えば、修理・不具合の案件について、CSOne内でまずは受付され、案件の概要が作成されます。その後、見積登録→修理報告登録・発行と手順を踏むことにより、シームレスに案件別のステータスの登録がなされます。
結果、管理職は「各案件のステータスを瞬時に確認することができるようになりました。」と評価いただいております。例えば、見積が出せていない案件、見積は出ているが客先から発注のない案件、修理報告が出ていない案件を瞬時にリストとして見ることができるようになりました。
また、CSOne標準内で、多段階承認の機能（例えば、課長ユーザの承認後に部長ユーザが承認を行う といったようなワークフローを構築する機能）を備え付けておりますので、社内承認の観点から各案件がどこで滞留しているのかという粒度のステータス管理も可能になります。

業務フローと顧客・機器情報の再構築・適正化

業務フローと顧客・機器情報の再構築・適正化という観点からもCSOneを評価いただいております。
例えば、クライアントに納入した機器情報の管理に関して、従来は各機器が持っている属性情報を、各担当者しか把握しておらず、業務が滞ることがありました。
しかし、CSOne導入に際して、属性情報をマスタ情報としてCSOne内に投入・管理していく方針にて作業を行って頂き、あわせて、機器情報としてどのような項目が必要か、また、その情報を入力するタイミングを検討して頂きました。
結果、各担当者ごとにバラバラであった業務や顧客・機器といったマスタ情報を統一化でき、CSOne導入は「業務内容や業務の流れを見直すきっかけ」「業務フローを再構築することができました」とのご感想もいただきました。

加藤工機様主導での本番稼働

2021年11月にお問合せを頂き、いくつかの候補の中からCSOneを選定いただきました。ユーザ数は30ユーザ。導入形態は弊社が推奨しておりますクラウド方式にて本番運用して頂いております。
本番運用に際しては、ユーザーご担当者の方々が、弊社にシステム運用を一任せず、CSOneの仕組みを理解し自ら必要な設定等をおこなって頂いたことで、スムーズに本番運用をスタートできました。例えば、CSOne標準にて各画面のレイアウトをユーザ様にて定義する機能を備え付けておりますが、当機能を使いこなしていただき、各画面に加藤工機様主導で、属性項目の追加、ラベルの変更等を行って頂きました。
結果、加藤取締役より「満足いくものに仕上がったのではないかと手応えを感じております。」という評価を頂いております。