預かり修理を効率的に管理されたいお客さまへ

自社の修理工場へ郵送されてきた製品の修理対応を行う“預かり修理”の現場では、情報の一元管理が欠かせません。 しかし、「顧客・対応履歴に関する情報が散在している」「案件のステータスを一元管理できていない」という課題を抱えられている企業さまも数多くいらっしゃいます。 預かり修理に必要な一連の機能を搭載した管理支援システム「CSOne」なら、これらの課題を解決し、円滑な業務プロセスのサポートが可能です。 CSOneは、一般家電メーカーさまから医療・美容機器メーカーさままで、預かり修理の現場で幅広くご活用いただけます。 自社の預かり修理の現状に課題を感じられている担当者さまは、ぜひこの機会にCSOneの導入をご検討ください。

預かり修理の現場でよくある課題

一般的に、家電や計測機器などのうち、比較的小型の機器類に不具合がある場合は、メーカー工場に郵送され、預かり修理（センドバック）対応が行われます。 預かり修理は訪問修理と比較して、扱う案件の数が膨大となる傾向にあり、案件の進捗・期限管理もより複雑になるため、課題を抱えられている企業さまも多くいらっしゃいます。 下記は、預かり修理の現場でよくある課題の一例です。 預かり修理の現場でよくある課題の一例

• 顧客情報が統合されておらず散在している
• 過去の対応履歴を管理できていない
• 案件の期限やステータスを管理できていない
• 保証書の内容や有効期限を管理できていない
• 貸出機の貸し出し状況を把握できていない

なお、預かり修理の対象となる製品の一例は下記のとおりで、CSOneはすべての現場にご導入いただけます。 預かり修理の対象となる機器の一例

• PC・タブレット端末
• スマートフォン
• コーヒーマシン
• バーコードリーダー
• カーナビ
• 無線機
• エステマシン
• 美容機器
• 小型医療機器
• 小型計測・検査機器

CSOneが預かり修理の現場にもたらすソリューション

当社の預かり修理管理支援ツール「CSOne」は、預かり修理を正確かつ効率的に行うための機能を搭載しています。 そのため、CSOneを現場にご導入いただくことで、貴社が抱えられている課題の解決が可能です。 ここではCSOneの代表的な3つの機能を、それぞれの使用例およびソリューションと併せて紹介します。

ソリューション➀過去の対応履歴の一元管理

企業さまによっては、過去の案件の対応履歴や顧客情報を、Excelや既存システムなど複数のツールにまたがって管理しており、情報が統一されていないというケースがあります。

機能の概要

CSOneでは、預かり修理を受け付けた機器の対応履歴や、顧客情報を一元管理できます。

具体的な使用例

顧客情報や案件の対応履歴を一元管理することで、必要な情報へ素早くアクセスできるほか、二重入力などの不要なミスを未然に防ぐことができます。 たとえば、顧客からの問い合わせがあった場合、担当が不在でも、対応者がシステムに登録された過去の対応履歴を確認することで、適切かつ迅速な回答が可能です。 このように、CSOneを活用して組織全体で顧客への細やかなサポートを行うことで、顧客との強固な信頼関係の構築につながります。

ソリューション②ステータスやタスクの一元管理

現在対応している案件の進捗管理に、課題を感じられている企業さまも多いのではないでしょうか。 預かり修理の現場では、日々膨大な修理案件をさばくため、情報管理が煩雑になりがちであり、漏れなどのミスが起こりやすい環境ともいえます。

機能の概要

CSOneは、案件のステータスや期限を一元管理する機能も搭載しています。

具体的な使用例

ステータスやタスクの一元管理を行うための機能の1つとして、案件情報に、見積状況や作業完了状況、あるいは請求状況を紐付け、案件一覧のなかでこれらのステータスのフィルタリングを行う機能があり、対応漏れや遅延を未然に防ぎます。 たとえば、顧客から見積承認をいただいているにもかかわらず、作業完了していない案件等の抽出が可能です。 また、案件の対応を開始してから何日で修理を完了させ、顧客のもとに製品を返送しているかのKPI分析も可能で、各案件の対応に要した期間のデータを分析することで、今後のターンアラウンドタイムの短縮にも役立ちます。

ソリューション③保証書や貸出機の管理

預かり修理においては、製品の保証書や代理の貸出機の管理を行う必要もあります。

機能の概要

CSOneでは、修理対応を行った製品の保証書や、預かり修理中に顧客へ貸し出す貸出機の一元管理も行えます。

具体的な使用例

貸出機の貸し出し状況と在庫管理を正確に行うことで、回収漏れを防止できるほか、顧客へ貸し出せる機器が無いという事態も未然に防ぐことができます。 また、製品ごとの保証書の内容や有効期限も管理できるため、預かり修理の受け付け可否の判断や、顧客への料金請求をミスなく的確に行うことが可能となります。

CSOneの導入事例

ここからは、実際にCSOneをご導入いただき、課題解決や大幅な生産性向上をはかられた企業さまの事例を紹介します。

アビコム・ジャパン株式会社様の場合

アビコム・ジャパン株式会社様 は、1989年に設立された、航空無線および空港 無線サービスを提供する企業です。 アビコム・ジャパン様はCSOneを導入される前、預かり修理の現場においていくつかの課題を抱えられていました。 アビコム ・ジャパン様が抱えられていた課題

• 各工程で10種類以上の異なるシステムでデータベースを作成・管理しており、業務効率に問題があった
• 必要な情報は、データベースごとに都度抽出する必要があり工数がかかっていた
• 在庫数に過不足があった場合、ミスの原因を特定するために多大な労力と時間を要していた

なお、CSOneの導入の決め手は下記のポイントでした。 CSOneの導入の決め手

• 製品・貸出機の在庫情報を一元管理できる
• 書類の電子化（ペーパーレス）・電子サインに対応している
• 支店・委託先との情報共有が可能となる
• 自社の業務に合った仕様にカスタマイズできる
• イニシャルコスト・ランニングコストともに安価である
• ランニングコストにユーザーサポートも含まれている

CSOneの導入により、修理受け付けから作業報告書作成に至る、一連のプロセスで必要な情報の入出力を1つのシステムに集約し、一元管理を実現されました。 これにより、全社で大幅な業務改善をはかられたということです。 またペーパーレス・電子サインにも対応しているため、作業報告書の作成や顧客からのサインの受領もシステム上で行うことが可能になり、業務の工数削減につながりました。 さらに、複数の事業所や委託先との情報共有もスムーズに行うことができるようになり、以前は重複していた資料作成などの、業務におけるムダを省くことにも成功されました。

CSOneを導入することで預かり修理におけるさまざまな課題を解決できます

預かり修理管理支援ツール「CSOne」は、預かり修理で必要な機能を搭載しており、現場の課題の解決と生産性向上に寄与します。 顧客・対応履歴の情報やステータス管理はもちろん、貸出機や保証書の管理も行うことができ、また必要に応じて機能をカスタマイズしてご利用いただける点も、大きな魅力です。 自社の預かり修理の現場の課題を解決し、生産性を向上させたいとお考えの担当者さまは、ぜひお気軽にお問い合わせください。