フィールドサービス業務において、見積もり作成業務を簡単に行えるようになることは、収益アップに直結するため重要な要素です。しかし、多くの企業では見積もり作成に手間がかかるため、サービスマンが積極的に保全提案を行うことが難しくなっています。特に大型の整備やオーバーホールなど、収益アップに繋がる提案をすることがビジネス成長には必要であり、これらを効率的に行うためには、属人化しない適切なシステムの導入が必要となります。
本お役立ち情報では、フィールドサービス管理システムであるCSOneを活用することで、見積もり作成業務をどのように簡素化し、収益アップに繋がる営業提案が行える環境を作れるか解説します。



現状の課題

日々忙しいサービスマンが見積もりを作成できない原因は、主に属人的な対応と、煩雑で非効率な情報管理に起因しています。
まず、属人的な対応の問題が挙げられます。顧客や機器の情報が担当のサービスマン個々でしか管理されていない場合が多く、サービスマンは他の担当者から情報を取得するために時間をかけることになり、必要な情報を迅速に集めることができません。この結果、見積もり作成が遅れ、商機を逃してしまうことがあります。
次に、煩雑で非効率な情報管理の問題があります。部品の在庫や種類の確認が複雑で、部品がどこに保管されているか、どの部品が適切かを判断するのに時間がかかります。また、顧客情報や作業履歴が紙ベースや分散されたシステムで管理されているため、必要なデータに迅速にアクセスすることができません。このような非効率的な管理方法は、見積もり作成をさらに難しくし、作業全体の効率を低下させています。
これらの要因が重なり、サービスマンが見積もり作成に十分な時間を割けず、業務の効率が悪化しています。

CSOneの見積もり作成 解決法

CSOneは、フィールドサービス業務を効率化するためのクラウドベースのシステムで、見積もり作成の効率化にも大きなメリットをもたらします。以下、実際にCSOneの管理画面をお見せしながら説明していきます。

Step1）案件の受注

今回、架空のJR東海道本線株式会社というお客様の東京工場に設置されたボイラーに関して保全提案をすることになったと想定します。
まずは、サービス受付登録の画面からお客様の基本情報を入力していきます。施設に関しては東京工場、取引先はJR東海道本線株式会社を選択します。次に機器情報について、今回の保全提案の対象であるボイラーを選択します。
CSOneでは上記のようなお客様の基本的な情報はマスタデータとして同システム内に管理されています。なので、施設、取引先、機器といった情報をゼロから入力する必要はなく、提案される選択肢の中から選ぶだけで良いので、経験値が少ない社員でも対応することが可能な仕様になっています。

Step2）見積登録　～部品提案

Step1の案件受注が完了すると、サービス受付画面で上部左上に見積ボタンが表示されます（下記添付画面の赤枠）。ここをクリックするだけで、同案件に関わる必要な見積もりを作成することが可能です。

見積ボタンを押すと、見積登録画面に切り替わります。Step1で入力したお客様の情報はしっかり引き継がれており、再度入力する手間が省けることを確認できます。
見積登録画面下部の見積明細のところを入力していきます。行追加を押して、品目コードを選択します。今回はデモとして自然循環式水管ボイラーを選びます（下記添付画面の赤枠）。

対象となる品目コードの選択後、BOM展開をクリックします。BOMとはBill of Materialの略称で日本語では部品表を意味します。BOM展開ボタンを押すと、下記添付のポップアップが表示されます。選択値として1年整備、2年整備、4年整備、OH（オーバーホール）の4つが挙げられています。これは今回対象機器であるボイラーに対して、どんな整備を提案したいかを入力します。今回は1年整備を選択してみます。

すると、結果として、見積明細のセクションに下記添付のような部品のリストが表示されます。これはボイラーという機器情報と、1年整備という整備内容を掛け合わせた時、提案に必要な部品リストが自動で提案されています。1番上に対象であるボイラーが表示されており、その下にボイラーを構成する部品が列挙されています。そして、それぞれの部品の値段や、整備に必要な個数もシステムが提案してくれます。
このようにCSOneの見積り機能を使うことによって、社員のスキルに関わらず、保全提案に必要な部品リストを把握することが可能となります。

Step3）見積書作成・メール/FAX送信

Step2の内容を保存すると、以下のような画面が表示されます。Step1と2で入力した内容が全て正しく反映されていることを確認したら、正式な見積書を作成します。画面左上部の見積書のボタンをクリックします（下記添付画面の赤枠）。

すると、下記添付のようなPDFとなった見積書がダウンロード可能となります。ボイラーの1年整備に必要な部品やコスト金額が記載されています。このようにCSOneのシステムでは、対象となる機器と、整備内容を入力し、数クリックをするだけで、見積書を出すことができるのです。
ちなみに、この見積書は同システムからお客様にメール・FAXを送ることも可能となっています。

まとめ

以上のようにCSOneを導入することで、フィールドサービス業務における「見積もり」作成のプロセスが大幅に効率化され、サービスマンの負担が軽減されます。従来の煩雑で非効率な手作業から解放され、情報の一元管理により、必要なデータに瞬時にアクセスできるようになります。さらに、CSOneでは、顧客や機器のデータが常に最新の状態で更新され、担当者ごとの属人化が排除されるため、どのスタッフでも迅速に業務を進めることが可能となります。
CSOneの見積もり機能は、初心者でもスムーズに操作できるインターフェースを提供し、経験豊富なサービスマンのスキルに依存せずに高精度な見積もり作成を実現します。部品の自動提案機能や、整備内容に基づいた詳細な見積明細の表示により、商機を逃すことなく、迅速に適切な提案ができる環境が整います。
大型整備やオーバーホールといった重要な保全提案を効率的に行うことができるため、収益向上に繋がる営業活動が促進されます。CSOneを導入することで、見積もり作成から商談までのスピードが向上し、クライアントへの信頼感も増すでしょう。また、システム内での見積書作成から納品までの一連の流れが統一されることで、業務全体の効率化が図られ、企業の競争力が強化されます。



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今後、フィールドサービス業務における収益向上を目指す企業にとって、CSOneは欠かせないツールとなることをお約束します。御社の課題に沿った形で、ご提案させていただきますので、ぜひ弊社までお気軽にご相談ください。



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