エコスリージャパン様は、印刷業界向けに高品質な製品およびソリューションを提供している企業です。高度化・デジタル化が進む印刷市場において、製品提供のみならず、設置・保守・修理・アフターサービスまでを含めたトータルサポート体制を構築されています。

印刷設備は高精度な機器であり、安定稼働を支えるためには継続的なメンテナンスと迅速なトラブル対応が不可欠です。そのため、フィールドエンジニアの業務品質は、顧客満足度や長期的な取引関係に直結します。一方で、現場業務の煩雑化や情報分断といった課題は、サービス体制の更なる向上を目指す上で避けて通れないテーマでもありました。

こうした背景のもと、現場業務や情報管理の効率化を達成する基盤として、CSOneを導入いただきました。


導入背景

エコスリージャパン様では、長期にわたり社内でいくつかの課題を認識されていました。

特に大きな問題となっていたのが、複数システムへの入力と手書き報告書による業務負担です。現場で作業を終えたエンジニアは、手書きで作業報告書を作成し、顧客から署名を受領。その後、帰社して基幹システムとサービス履歴管理用ツールへ同内容を改めて入力するという流れが常態化していました。同じ情報を複数回入力するこの仕組みは、時間的ロスだけでなく、入力ミスや記載漏れの原因にもなっていました。

さらに、基幹システムの制約上、1作業につき複数枚の報告書を作成しなければならないケースもあり、現場エンジニアの負担は小さくありませんでした。

また、紙の書面に手書きで署名を受領し、書面をお渡しするという運用は、デジタル化が進む社会環境の中で見直すべきポイントでもありました。加えて、基幹システムへの入力を担当するバックオフィスの業務負荷も課題となっており、現場と内勤の双方の生産性向上が求められていました。

これらの課題を解決するため、単なる報告書ツールではなく、「日々の業務を支える基盤」としてCSOneの導入を決断されました。


利点①｜作業報告書の電子化による業務改革

CSOne導入によって、まず大きく変わったのは作業報告書の運用です。 従来は、現場での作業完了後に手書きで報告書を作成し、顧客から署名を受領するといった紙中心の運用が続いていました。さらに、基幹システムの仕様上、1作業につき複数枚の書面を作成しなければならないケースもあり、現場エンジニアにとっては時間的・心理的な負担が大きい業務となっていました。作業後の疲労が残る中で報告書を何枚も記載することは、効率面だけでなく、記載漏れや表記ゆれ、転記ミスといったヒューマンエラーの発生リスクも抱えていました。

CSOne導入後は、作業内容をモバイル端末から直接入力できるようになり、かつ報告書は1作業1枚に統合されました。現場で入力したデータがそのまま報告書として反映されるため、二重入力の必要がなくなり、作成時間は大幅に短縮されています。また、入力項目が標準化されたことで記載内容のばらつきが抑えられ、報告品質の均一化にもつながっています。これは単なる効率化ではなく、サービス品質の底上げという意味でも重要な変化です。

さらに、完成した報告書はメールで送信できる仕組みが整備されました。これにより、紙の受け渡しや後日郵送といった手間が不要となり、顧客への提出スピードも向上しています。顧客側にとっても、複数枚に分かれていた書面が整理され、確認しやすい形式でデータ受領できるようになったことで、業務負担の軽減につながっています。実際に、こうした変更は概ね好意的に受け入れられており、デジタル化への移行はスムーズに進んでいます。

この取り組みは単なるペーパーレス化ではありません。作業報告という日常業務を起点に、入力・確認・提出・保管までの一連の業務フローを見直すことで、現場とバックオフィス、そして顧客をつなぐプロセス全体を再設計する改革でした。結果として、業務のスピード、正確性、透明性が向上し、現場と顧客双方にとって価値ある変革が実現しています。


利点②｜情報の一元管理による業務の可視化

CSOneは、単なる作業報告ツールにとどまらず、サービス履歴や案件情報を一元的に管理できるプラットフォームとしても機能しています。エコスリージャパン様にとって、この「情報の集約」は、業務効率化と同じくらい重要なテーマでした。

導入前は、作業履歴はあるシステム、顧客情報は別のシステム、さらには関連資料が個別管理されているなど、情報が分散した状態にありました。そのため、過去の対応履歴を確認するだけでも複数のシステムを横断する必要があり、確認作業に想定以上の時間を要していました。また、どの情報がどこに保存されているかを熟知している特定の担当者に依存する場面もあり、業務の属人化が進みやすい構造となっていました。

CSOne導入後は、日々の作業入力がそのままデータとして蓄積され、サービス履歴や案件の進捗状況を一元的に確認できるようになりました。顧客単位、案件単位、機器単位など、さまざまな切り口で情報を検索・参照できるため、過去の対応状況や作業内容を迅速に把握することが可能になっています。これにより、情報探索にかかる時間が短縮されただけでなく、確認漏れや伝達ミスのリスクも低減されました。

また、情報が一元管理されることで、業務の可視化も進んでいます。どの案件がどのステータスにあるのか、誰が対応しているのかといった状況が把握しやすくなり、マネジメント層にとっても現場の動きが見える化されました。これは、日々のオペレーション管理だけでなく、将来的な業務改善やサービス戦略の検討においても重要な基盤となります。
さらに、「デイリーワークのツールとして活用する」という明確な目的を持って導入されたことが、情報活用の定着につながっています。特別な入力作業としてではなく、日常業務の延長線上で自然にデータが蓄積される設計であるため、現場に無理なく浸透し、結果として組織全体のナレッジ資産が着実に積み上がっています。
情報の一元管理は、単に検索時間を短縮するための仕組みではありません。業務の透明性を高め、属人化を防ぎ、組織としての対応力を底上げする基盤として、エコスリージャパン様のサービス体制を支えています。


利点③｜サービスマンの生産性向上

作業報告書の電子化と情報の一元管理が進んだことで、サービスマン一人ひとりの生産性は着実に向上しています。エコスリージャパン様においては、単に作業時間を短縮するという意味ではなく、「付加価値を生む時間をいかに増やすか」という視点での改善が実現しています。

従来は、現場作業の後に手書き報告書を作成し、帰社後に基幹システムへ再入力するという流れがありました。この二重入力は、エンジニアの業務時間を圧迫するだけでなく、集中力を分断し、本来注力すべき技術業務や顧客対応の時間を削る要因となっていました。CSOne導入後は、モバイル端末からの直接入力により報告業務が簡素化され、事務処理に費やしていた時間を大幅に削減できています。
その結果、エンジニアは機器の状態確認や原因分析、顧客への丁寧な説明といった、本来の専門業務により多くの時間を割けるようになりました。これは単なる効率化ではなく、サービス品質の向上につながる質的な生産性向上といえます。

さらに、情報が一元管理されていることで、現場での判断スピードも向上しています。過去の対応履歴や機器情報に即座にアクセスできるため、状況把握に時間をかけることなく、適切な対応方針を迅速に決定できます。これにより、対応の正確性が高まり、再訪問のリスク低減や顧客満足度の向上にもつながっています。

また、業務の可視化が進んだことで、マネジメント層にとっても現場の稼働状況が把握しやすくなり、適切なリソース配分や業務改善の検討が可能となりました。個々のサービスマンの努力に依存するのではなく、仕組みとして生産性を高められる環境が整いつつあります。

現場レベルでは業務効率の改善が実感されています。CSOneは、サービスマンの働き方そのものを進化させる基盤として、エコスリージャパン様のサービス体制強化を着実に支えています。


まとめ

エコスリージャパン様の取り組みは、単なるペーパーレス化にとどまらず、現場業務の再設計と情報基盤の整備を同時に進める本質的な変革でした。紙をなくすこと自体が目的ではなく、作業報告の作成・確認・共有・保管という一連のプロセスを見直し、現場・バックオフィス・顧客をつなぐ業務フロー全体を最適化することが真の狙いでした。その結果、日々の業務に埋もれていた非効率や重複作業が可視化され、改善すべきポイントが明確になりました。

CSOneは、フィールドサービス業務を効率化するツールであると同時に、日々の業務データを蓄積し活用できる情報基盤として機能しています。情報の一元化により、属人化の解消や業務の可視化が進み、サービス品質と生産性の双方を底上げする環境が整いました。さらに、蓄積されたデータは将来的な業務分析や改善施策の立案にも活用できる資産となります。今後、基幹システムとの連携がさらに強化されることで、データ活用の幅は一層広がり、より高度な業務運営と顧客価値の創出へとつながっていくことが期待されます。