株式会社ウイルテックは、設計から製造、アフターサービスにいたるまで、モノづくりとサービスを支援する製造請負事業・修理サービス事業等を行う企業です。グループ連結で5,567名（2022年3月）の従業員数、299億円（2022年3月期）の売上高を計上しています。
主にメーカーから修理・点検サービスを受託されていますが、委託元メーカーは多種多様な製品を製造しており、再生可能エネルギー関連（太陽光発電・パワコン、蓄電池等）、店舗機器関連（業務用コーヒーマシン、業務用洗濯機、POSシステム等）、施設関連（ハンディターミナル、ドローン等）製品の修理サービスを受託しています。
案件数の増加に伴い、案件進捗や外注業者管理のため、CSOneを採用いただきました。

多種多様な製品の修理サービス案件を管理

ウイルテック様の顧客となるメーカーは、多種多様な製品を市場に提供しています。太陽光発電の変換装置であるパワーコンディショナー、蓄電池、コンビニや飲食店店舗に設置される業務用コーヒーマシン、POSシステム等で、これら製品の技術スキルを持つフィールドサービスマンの確保が不可欠です。加えて、製品ごと・委託元企業ごとに求める管理レベルや報告書類が異なるため、業務管理の観点でも、案件ごとに管理システム・管理ファイルが存在する状態でした。

システム標準で案件別の管理項目を設定

委託元企業毎に、求められる管理項目・管理レベルが異なる場合、例えばexcelなどではどのようにファイルを作成されるでしょうか。作業報告書をexcelで記録するとき、案件ごとに異なる管理項目を入力するために、ファイル又はシートを分割するのが通常の運用方法だと思います。しかし案件ごとにファイル・シートを分割する運用では、ファイル数、シート数が無限に増殖し、横串での管理が難しくなると思います。かつ担当者が自由に列・セルを追加できてしまうので、案件別に同義異名の項目が設定され、管理者目線では非常に管理しづらい状況になります。


アフターサービス業務管理システム「CSOne」は、サービス受付　（→見積）→手配　→作業報告　という標準的なサービスプロセスを搭載しており、それぞれの画面に、案件毎に必要な管理項目を設定することができます。例えばパワコンサービス案件では、専用テスターでの測定結果の報告が必要なのに対し、コーヒーマシン案件では、ドリップ数の報告が必要、委託元A社からは高速代の報告を求められ、委託元B社からは訪問人数の報告を求められる等です。しかし案件共通で管理が必要な訪問日時や作業者、委託元の依頼番号などの共有項目は、案件を通して共有するので、横串での管理や検索画面からの検索が可能です。ウイルテック様はCSOneが本稼働した後、徐々にCSOneで管理する案件を増やし、現在、複数の案件を統合的なプラットフォームで管理するに至っています。

複雑な権限管理

ウイルテック様の修理サービス請負事業では、案件ごとに複数のプレーヤーが登場します。委託元企業、ウイルテック社内の部門、そして複数の外注業者と情報共有しつつも、ある委託元のデータが、社内の別部門で閲覧できないようにしたり、外注業者間でデータの共有ができない仕組みが必要です。

CSOneは、社外含め複数プレーヤーでの利用を想定しているため、会社毎、人毎の権限ロールの設定が可能な仕組みです。例えば、外注業者には見積データを非表示とし、手配データは閲覧可能としますが、手配データの中でも手配先外注業者は自社分のデータのみ閲覧可能とすることが可能です。また作業報告画面の中で、項目Aはコールセンターの受電担当が入力でき、項目Bは閲覧さえ不可、といった項目別の権限設定も可能な仕組みです。

作業スケジュールと作業報告書・現場画像を共有

ウイルテック様は、委託元から修理・点検サービスの依頼を受け、一部外部業者の協力を得ながら業務を進めるため、委託元、社内、外注業者間の情報共有が必須です。

共有すべき内容には、主に以下の情報があります。
・委託元からの案件詳細、社内エンジニア又は外注業者への手配
・社内エンジニア又は外注業者による日程調整結果
・社内エンジニア又は外注業者による作業報告書・現場画像


委託元からの複数案件と複数の社内エンジニア・外注業者を管理するため、エンドユーザとの日程調整結果の共有は非常に重要です。CSOne導入前は、クラウド上のスケジュール管理ツールを利用する想定でしたが、複数担当者のスケジュールを1画面で閲覧できない、社外向けの閲覧権限の設定が困難、等の理由で、うまく管理できていませんでした。CSOneを導入することで、1画面での複数担当者のスケジュール管理、担当者毎のスケジュール管理、社外向けの権限設定など全てを解決することができています。


現場作業後の作業結果の共有も、CSOneを活用して1システムで完結させています。導入前は、作業報告の別添として提出する現場写真等のファイルデータを、クラウドストレージを利用する方向で検討していましたが、CSOneにそれらファイルをアップロードすることで、複数ツールを使わずに作業結果を共有することができるようになりました。

IT担当：大島様よりコメント

弊社事業部では約20社ほどのお客様と取引させていただいております。 CSOne導入までは各社毎の運用、書式フォーマットで対応していたため、いざ、全体の状況を把握する時に手作業で長時間かけて集計していました。


CSOneを導入したことで、請求書の発行だけでなく、案件管理・経営戦略等のデータが短時間で抽出できるようになり、帳票類の作成がストレスなくできるようになりました。
また、作業報告書等のアップロードも今まではメールやクラウドストレージなど様々な媒体を使用していましたが、そちらもCSOneに添付することで一元管理が可能となりました。
あらゆる点で管理がし易くなり、弊社事業部ではなくてはならないシステムとなっております。