저희는 에어컨 기기, 전기, 주방, 급/배수 위생설비 등의 설계 시공, 메인테넌스 서비스를 제공하는 종업원수 약 25명 규모의 기업입니다.
CSOne도입 이전엔, 사내 보드를 이용하여 보수 요원 스케줄을 관리했습니다.
현장 판단으로 작업 장소를 변경한 경우 등으로 사무원이 보수 요원의 가동 장소를 파악하지 못하여 결과적으로 적절치 못한 요원 할당으로 이어지는 일도 있었습니다. 보수 요원의 할당 자체가 누락된 경우도 있었습니다.
게다가 업무 진행상황또한 보드만으로는 파악하기 어려운 부분이 있어서, 고객으로부터의 문의에 즉답하지 못하여 클레임이 들어오는 일도 있었습니다.
이러한 문제를 해결하고자, 업무 관리 소프트웨어의 도입을 계획하여 패키지 타입, 클라우드 타입의 소프트웨어에 대해 알아보았습니다만, 수리/유지관리 업무에서 사용하기 위해서는 커스터마이즈 할 수밖에 없어 상당히 높은 액수의 예산이 필요하였습니다.
바로 그 무렵에 CSOne를 만나게 되어, 시험판을 사용해 보았더니 지금 업무에 딱이더군요! 수리/유지관리 업무에 필요한 업무 기능을 심플하게 실현할 수 있고, 커스터마이즈 할 필요도 없이 곧바로 사용 가능한데다 저렴하기까지.
업무 시스템을 주문 제작하기 위해서는 도입까지의 기간이 길고, 패키지 타입의 소프트웨어는 시스템 유지 보수에 따르는 수고와 유지비가 발생하기에, 도입 기간이 짧고 유지비가 저렴한 클라우드 타입의 CSOne을 도입하기로 결정했습니다.
도입을 결정한 뒤, 실제 운용에 이르기까지 기간은 약 1개월. 전표 양식의 구현과 고객 데이터 등의 정비/이행 작업을 거친 뒤, 2011년 11월에 운용을 시작하였습니다.
지금은 CSOne표준 기능인 서비스 접수, 보수 요원의 스케줄 관리, 견적, 작업보고 등 일련의 기능을 완벽하게 활용하고 있습니다.
도입 효과에 대한 저희의 의견을 3가지 소개하자면
1 요원 할당의 효율화에 따른 시간의 효율화
가장 두드러지게 나타난 효과로서는, 요원 할당의 효율화입니다. 이전까지 사내 보드를 이용해 관리하던 보수 요원의 스케줄을 CSOne의 스케줄 기능으로 관리하게 되었습니다. 그 결과, 보수 요원의 가동 장소, 가동 상황이 업무의 진행상황과 함께 시각화되어, 적절한 보수 요원을 신속히 할당할 수 있게 되었습니다. 또한, 사무원 뿐만 아니라 외출중인 보수 요원도, 전원의 스케줄이나 방문처를 확인할 수 있게 되어, 보수 요원간의 할당 조정, 사전의 정보 공유 등이 가능해짐에 따라, 이전에 비하여 시간적 효율성이 대폭 향상되었습니다.
2 미 처리 업무, 체납 업무를 소멸
이전에는 클리어 파일 등에 전표를 보관하여, 진행 상황을 관리하고 있었기 때문에 미 처리, 체납 업무를 파악하는것만으로 시간이 걸릴 뿐 아니라 누락되는 일 조차 드물게 있었습니다. CSOne을 도입하고 나서, 순식간에 모든 업무 상황을 파악할 수 있게 됨으로서, 업무 진척을 충실히 파악하여, 미 처리 업무, 체납 업무를 이전보다 빠른 시간 내에 확인할 수 있게 되었습니다.
3 작업 지시의 정확도 향상
이전에는, 외출중인 보수 요원에 대한 할당 상황을 전화 등으로 알려야 했기에 작업 도중에 응답하지 못하는 경우나, 작업 지시 내용의 불충분으로 인해 또다시 전화로 내용을 확인해야 하는 등, 사무 담당과 보수 요원간의 연락이 여러번 발생하는 일이 있었습니다.
CSOne의 작업 지시 메일 기능(할당 확정 후 자동 발송)을 이용함으로서 작업 지시 내용이 정형화 되어 발송되기 때문에 빠뜨림 없이 내용을 전달할 수 있게 되었습니다. 또한, 현장에서 노트북 PC를 이용하여 CSOne의 등록 내용을 상세히 확인할 수 있어서, 사무 담당과 여러번 연락을 주고받아야 하는 불편함이 줄어들었습니다.
앞으로는, 한층 더 업무 효율화를 목표로 하여, CSOne의 모바일 기능, 화면 서명기능 을 활용하여, 필드 작업의 전산화, 효율화를 검토하고 있습니다.
CSOne도 고객의 요망에 보다 적극적으로 응할 수 있도록, 크게 성장하길 기원합니다.
