도입 사례

도입사례2:차체 수리 회사

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버스, 트럭, 승용차의 부품 수리, 교환, 유통등의 업무를 하고있는 종업원수 약 45명의 회사입니다. 이전까지는 접수나 견적, 작업 보고, 매상 계산을 관리하는 구조가 따로따로 존재하여, 짜집기 식의 업무 운용을 해 왔습니다. 그래서 데이터의 정확성을 장담할 수 없다거나, 이력 검색 등의 조사 작업에 많은 시간이 드는 문제가 있었습니다. 게다가 다종의 모델 체인지가 빈번한 업계인 탓에, 수리 견적 작업은 어려움의 극치였습니다. 견적 작업의 효율화 또한 저희 회사가 해결해야만 하는 문제였습니다.

그래서, 저희 회사의 수리 업무를 일련적으로 관리할 수 있고, 견적 작업을 효율화 할 수 있는 소프트웨어를 조사하였습니다만, 저희 회사의 업무 특성에 알맞는 소프트웨어는 좀처럼 발견되지 않았고, 그나마도 후보에 오른것들은 하나같이 높은 가격에, 그것도 어느정도는 커스터마이즈가 필요하였기에, 도입까지 시간이 많이 필요했습니다.
그러던 중, CSOne을 만나게 되었습니다. 무료 시험판을 이용해보며 업무에 맞는지를 확인할 수 있었고, 가격대 또한 초기비용 없는 월 정액제만으로 적절한 가격 뿐 아니라 즉시 이용가능하다는 점에서 도입을 결정했습니다.

CSOne도입에 따른 효과를 소개하겠습니다.

1 고객 정보, 수리 이력의 통합

CSOne은, 수리/보수 서비스 업자의 업무 프로세스를 넓은 범위로 커버하고 있습니다. 말할 필요도 없이, 저희 회사에서 관리하는 접수 정보, 견적, 작업 보고에 관한 정보도 모두 하나의 시스템 안에서 관리할 수 있습니다.
또한, CSOne에 있는 데이터는 모두 연동되어, 고객 정보로부터 접수, 견적, 작업 보고의 정보를 확인하는것도 가능하며, 접수 정보로부터 고객 정보나, 과거의 이력 정보를 추적하여 확인할 수도 있습니다.
저희 회사에서는, 고객으로부터 차량 등록번호 등으로 이전의 수리 이력에 대한 문의가 자주 들어옵니다만, 이전까지는 과거의 접수, 견적 정보나 고객정보가 짜집기식으로 관리되고 있었기 때문에, 이력을 검색하는것도 쉬운 일이 아니었습니다. CSOne을 도입한 이후에는, 검색 키워드에 차량 번호정보를 입력하는것만으로 관련된 고객 정보, 수리 이력 정보를 즉시 파악할 수 있게 됨으로서, 이력 조사에 드는 시간을 삭감, 고객 대응시 응답속도 향상으로 이어졌습니다.

2 견적 작업의 효율화

저희 회사에서 취급하는 부품은 종류가 많고, 차종/모델에 따라 또다시 많은 종류의 부품 사양으로 나뉩니다. 메이커에 따른 모델 체인지도 빈번하여, 모델에 따른 부품 사양, 가격을 파악하는것이 무척 어려운 상황이었습니다.
업무에 숙달된 일부의 담당자가 아니고서는 정확한 견적을 작성하지 못하고, 그 이외의 담당자들은 두꺼운 모델별 부품 사양 파일로부터 개별 안건마다 적절한 부품을 조사하여 베테랑 담당자가 확인해야 하는 작업이 필요했습니다.

CSOne 도입 이후로는, 이러한 방대한 부품 사양, 가격의 데이터를 시스템에 미리 입력해둔 뒤, 견적 등록시에 활용할수 있을지 검토해 보았습니다. 모든 부품의 데이터를 한꺼번에 정비하여, 시스템에 입력할 여유가 없었기에, 특정 부품으로 범위를 좁혀 입력하기로 하였습니다. 형식 번호의 부여, 부품 사양의 CSOne데이터 항목으로의 전환 작업을 거쳐, 데이터 입력을 완료하였습니다.
그 결과 CSOne에서의 견적 작업은 놀랄만큼 간단히, 그리고 신속하게 작성할 수 있게 되었습니다. 견적 담당자는 모델명 등의 정보로부터 부품을 순식간에 검색하여, 그 사양, 가격을 파악할 수 있게 되었습니다. 두꺼운 파일을 뒤적이는 작업으로부터 해방되어, 숙련자 이외의 담당자들에게까지 작업 영역을 확대하는것에 성공할 수 있었습니다.

앞으로 모든 차종/모델에 대해서도 견적 작업을 효율화 할 수 있도록, CSOne에서 참조할 부품 데이터를 점차적으로 늘려가는 작업을 지금도 계속 하고 있습니다.